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会社案内を外注する際に気をつけたい3つのポイント

更新日:2019年03月05日

 
「会社案内の制作を外注するときって、どのように外注先を選んだらいいんだろう…」
「この間、外注した制作会社の会社案内はイマイチだったなあ…次はどうしよう…」
 
会社案内の制作を外注する機会は、せいぜい年に1回。会社案内の外注依頼に慣れている担当者は、現実問題としてほとんどいません。
 
また、企業によっては数年に1回しか依頼をしないケースもあり、初めて発注する担当者としては、
 
「引継ぎも何もされてないけど、どうやって進めりゃいいの?」
 
と困り果てるケースも少なくありません。
 
しかしながら、会社案内は「営業チーム」や「採用チーム」を筆頭に、全社員にとって使う機会のある『重要なツール』ですから、責任も重大です。
 
特に会社案内を初めて作る際には、すべてをイチから自分で調べながらやるのは大変でしょう。
 
そこで今回は『会社案内を外注する際に気をつけたい3つのポイント』について、初めて会社案内を作る方向けにお伝えしたいと思います。
 
ぜひともご参考ください。

1.既存の制作業者に外注するときは、配布者に前評判を聞いておく


 
「とりあえず今までお願いしてたところに外注すればいいだろう…」
 
と前例主義をつらぬくのも、選択肢の一つとしてはアリだと思います。
 
しかし、気をつけてください。既存の制作業者にすべてを任せれば、必ずしも安全かどうかはわかりません。
 
実は、ありえないレベルで苦労の末に、やっとの思いで完成までに漕ぎつけているケースも少なくありません。
 
よって、まだ発注担当の前任者が社内にいたら、「どうだった?」と聞いてみてください。
 
また、もう1つ確認してほしいことがあります。
 
実際に会社案内をよく配っている「営業チーム」や「採用チーム」の人たちにも、会社案内の評判を聞いてみてください。
 
「あの会社案内って、実際に使ってみてどう? あとさ、周りの人たちはなんて言ってる?」
 
と本音を引き出せる人にヒアリングをしておくとよいです。
 
ちなみに、残念ながら、評判がよい会社案内である確率は低いでしょう。会社案内は「配布者」と「発注者」の目的意識が一致していないことがほとんどだからです。
 
よくあるのが、次のような目的意識のズレです。
 

 
発注者は、ステークホルダー全体の「読み手」を想定してコンテンツを作っているのに対して、配布者にとっての「読み手」は極めて限定的です。
 
また、会社案内を読んだ人がどのような状態レベルになってほしいか(=目的)、という点にもズレが生じます。
 
発注者は、「会社概要の理解」を想定しておりますが、配布者にとってはそれでは物足りません。読んでくれた人が「納得~共感」してくれることを求めているのです。
 
これはあくまでも一例ですが、この共通認識にズレがあると、評判は悪くなります。
 
では、どのように認識を合わせておくのが望ましいのでしょうか。それは次の章で解説していきます。
 

2.新しく外注先を探す前に準備しておきたいこと


 
新しく外注先を探す際に、
 
「とりあえずネットで探して、3社くらい呼んでコンペしておけばいいか」
 
という形で進めるのは非効率です。
 
断言しましょう。
 
事前に準備をしておくだけで、超効率的に新しく外注先を探すことができます。
 
事前準備とは、配布者との認識合わせです。
 
最低限、配布者となる各チームごとに、次の5つを確認しておくべきです。
 

■目的…なぜ作る必要があるのか?
■用途…どんなときに、どのように配るのか?
■読み手…誰に配りたいのか?
■読み手の状態…読み手がどのような状態(理解→記憶→信頼→共感)になるのが理想か?
■コアメッセージ…何を一番に伝えたいのか?

 
まずはこれらの情報をまとめておきます。
 
そして、インターネットなどで探した外注先に連絡を取る際に、まとめた情報を開示し、
 
「この前提条件を満たす会社案内の制作ができるパートナーを探しておりますが、ご提案いただくことは可能でしょうか? 可能な場合、概算で構いませんので予算感もお知らせ頂けますでしょうか」
 
と伝えます。
 
そこで手が上がった制作会社の中で、なおかつ、予算感も調整できそうなところの中から、最も自社に合うところを選んでいきます。
 
次の章では、自社に合った外注先の選び方について解説していきます。
 

3.自社に合った外注先の選び方とは


 
これはあくまでも個人的な見解です。
 
個人や組織のポリシーによって選び方は様々かもしれません。
 
が、究極的にはこの3つのポイントを見極め、パートナーとして選ぶかどうかを選択するよう心がけています。
 

・前提条件を満たすことのできる実績はあるか?
・担当者との意思疎通がスムーズで的確か?
・中/長期的に付き合えるか?

 

実績の有無

 
いくら自信満々に「できます!」と言われても、実績がなければ信じることは難しいでしょう。
 
もちろん難易度が高く挑戦的なプロジェクトの場合は、実績を確かめるのは難しいです。
 
が、会社案内の場合は、コンテンツやデザイン、パンフレットの仕上がりなど、目に見える実績を確認することができます。
 
よって、まずは実績の有無を確認します。
 

意思疎通

 
クリエイティブな仕事において、正しく意思疎通ができるかどうかは重要なポイントです。
 
発注者側の意図を汲み取り、的確に表現できるスキルがなければ、クオリティの高いものは作れません。
 
制作過程で何度もやり直しや書き直しが発生するのはお互いにとって不幸な話です。
 
よって、発注後のやり取りの窓口となる担当者やディレクターのスキル・実績などは確認しておきたいところです。
 

中/長期的な付き合い

 
会社案内は、いわば「会社の顔」です。
 
そんな大事なコンテンツ制作をお願いする外注先には、短期的ではなく、中長期的に付き合えるかどうかも確認しておきたいところです。
 
いわゆる受託制作の現場では、「作って終わり」になりがちです。
 
が、納品後のサポートや修正など、定期的に情報交換できるパートナーがいれば、イチからコミュニケーションせずとも、自社のことを深く理解してくれて、意思疎通もスムーズになりやすいです。
 
そんな外注先があれば選びたくないですか?
 

まとめ

 
以上が会社案内を外注する際に気をつけたい3つのポイントでした。
 
お役に立てましたでしょうか?

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