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内定者フォロー|一人でも多くの仲間を迎えるためにやりたいこと

新卒の就職活動では、早くて4年生の6月に企業から内定を得るケースが多数。

翌年4月の入社までは約10カ月の期間があり、その間に入社を考え直して内定を辞退する学生もいます。

選び抜いた貴重な人材を失ってしまうことは、企業にとって大きな損失。

そのため内定者を丁寧にフォローして入社へと導くことが、採用活動を成功させるための重要なステップなのです。

今回は、内定者フォローの具体的な方法と、入社を控えた学生が受けて嬉しいと感じたフォローと、逆にネガティブな印象を持たれる事例も紹介します。

内定者フォローの目的

内定者フォローとは、新卒採用で内定を出した学生たちに入社を辞退させないために会社側が行う取り組みです。

学生と適切にコミュニケーションをとり続け、4月に無事全員を入社させることが最終目標。

内定を決めて人材を確保したと安心せずに、継続して内定者フォローを行うことが大切なのです。

内定者フォローの主な目的は、次のとおりです。

1.入社意思の確認

内定者フォローの第一の目的は、学生の入社意思の確認です。

会社側は常に内定者の入社意思が保たれているかチェックし、意思が低くなっている場合は原因を解消する必要があります。

売り手市場の中、以前よりも内定獲得の難易度が低くなり、学生が自己分析や会社研究を深めなくても内定を得られるケースが増えていると言われています。

そのため、学生が内定を得た後に、会社や仕事に対して不安を抱いたり、他の選択肢があったのではないかと悩んだりすることも考えられます。

だからこそ、内定者に会社のあり方や業務内容を継続的に伝えて、不安を解消することも大切です。

2.内定者同士の顔合わせ

内定者同士の顔合わせも、内定者フォローの目的です。

同期入社予定の学生たちの間で交流を重ねることで、一体感が生まれ、入社への不安も解消されます。

一緒に入社する仲間がいるという意識が、内定辞退を防ぐことにつながります。

3.社員との顔合わせ

内定者フォローで行うべきことのひとつが、社員との顔合わせです。

実際に働いている社員と会うことで、会社の社風や業務内容について理解を深めることができます。

楽しく働いている社員の姿を見ることが、入社前の不安解消や、入社への期待感にもつながります。

4.入社前の教育

内定者フォローによって、入社前に内定者に一定の教育をすることもできます。

社員との座談会によって会社のビジョンや働き方への理解を深める、またインターンや職場見学によって業務への理解を深めるといった教育が可能です。

内定者フォローの主な取り組み事例

では、内定者フォローとして有効な施策には、具体的にどのような取り組みがあるのでしょうか。

具体的に紹介します。

1.内定者面談

■主な狙い

・入社意思の確認
・内定者へのアンケート

内定者と直接会って、個人や少人数で話をするのが内定者面談。

入社意思が変わらないことを確認するために有効です。

内定者の入社前の疑問について聞き出し、不安を解消することも大切です。定期的な面談で社員と顔を合わせることで、内定者に安心感と親近感を与えることができます。

1対1の個人面談では密なコミュニケーションを図ることができますが、少人数のグループ面談も、数人が各々の視点から質問を出し合うことで多くの情報を知ることができるという点でメリットがあります。

■関連記事:内定者アンケート|採用活動を改善するために絶対にヒアリングすべき10の項目例

2.内定者懇親会

■主な狙い

・入社意思の確認
・内定者同士の顔合わせ
・社員との顔合わせ

内定者を一堂に集めて、事業や業務内容について説明を受けたり、昼食や夕食を共にしたりして、内定者の間で交流を深めてもらうのが内定者懇談会です。

内定者の社員との顔合わせや、会社について理解を深める機会でもあります。保養所などで宿泊を含めて行うことも。

内定者同士でコミュニケーションをとる機会を与えることで連帯感が生まれ、内定辞退を防ぐことにつながります。

3.インターン/アルバイト

■主な狙い

・入社意思の確認
・入社前の教育(業務理解)

内定者に、入社前にインターンやアルバイトとして実際の職場で働いてもらう取り組みです。

会社への帰属意識を高めるほか、入社前の研修としても有効です。

実際に働いてもらうことで、採用の選考段階では気付けなかった内定者の適性やスキルを知ることができるという、会社側のメリットもあります。

4.内定式

■主な狙い

・入社意思の確認
・内定者同士の顔合わせ
・社員との顔合わせ

内定式は、正式に内定を通知するために行われる式典。

経団連の指針などで正式に内定を出す日として定められている、卒業年度の10月1日以降に開催する企業が多いです。

採用内定書授与式や、社長や幹部の挨拶のほか、内定者懇談会や研修が同時に行われるケースも。

内定書の授与を受けた内定承諾書を学生に提出してもらうことで、入社の意思を最終確認することができます。

5.各種社内イベントへの参加

■主な狙い

・入社意思の確認
・内定者同士の顔合わせ
・社員との顔合わせ

社内で行われる各種のイベントに、内定者を招待するという取り組みも有効です。

新年会や忘年会、スポーツ大会など、社員が仕事中とは違うラフな姿で出席するイベントに参加してもらうことで、社内の自然な雰囲気を感じてもらうことができます。

人間関係の不安解消や、入社への期待感アップという効果が見込めます。

学生が嬉しいと感じる内定者フォローの具体例

内定者フォローの中でも、学生にとって嬉しかったこともあれば、中には負担に感じてしまうことも。

内定者フォローで、学生が特に嬉しかったと感じることは何でしょうか。具体例を紹介します。

1.手紙・年賀状を受け取る

内定期間中、季節の行事ごとに会社が内定者にコンタクトをとることは「いつも気にかけてくれている」という嬉しさや親近感につながります。

手紙や年賀状、暑中見舞いなどの送付は、会社に対する愛着が湧くため効果的です。内定者に研修や作業の負担をかけないという点でも好印象を与えます。

2.内定を出した理由のフィードバック

内定理由のフィードバックは、内定者に喜ばれることのひとつ。

評価ポイントやスキルを褒めてもらうことで、学生は喜びを感じて会社への愛着や仕事へのモチベーションを高めます。内定者面談の機会や手紙を使って、内定理由のフィードバックを行いましょう。

エントリーシートや筆記試験の結果、面接の評価など、内定までの履歴を1冊にまとめた「内定アルバム」の事例もあります。

内定理由やメッセージを添えて、最後に内定書を綴じて内定者に渡します。就職活動の成果を形にすることで学生に喜ばれ、会社は内定者の入社を心待ちにしているという思いも伝わります。

3.個別相談をしてもらえる

グループで参加する説明会や懇談会だけではなく、個別の面談や相談の機会を得られることは学生にとって嬉しいポイントです。

じっくりと話を聞いてもらえることで疑問を解消できるほか、大切にしてもらえているという実感を得ることにもつながります。

学生が嫌だと感じる内定者フォローの具体例

一方で、会社側の都合やメリットを重視した取り組みや、学生に大きな負担をかける施策は内定者に喜ばれません。

内定者視点に立っていない施策は会社本位の意図が内定者に伝わり、不信感も招くことも。具体的に、学生に望まれていない内定者フォローの例を紹介します。

1.意義を感じられないことに長時間拘束される

内定者にとって、開催の意義を感じられないイベントで長時間拘束されることは嫌がられます。

説明会や懇談会で、事業や業務について多く伝えようと一方的な説明が多くなってしまうと、内定者は退屈な時間を過ごすことになります。

長時間拘束するケースでも、内定者もメリットを感じられるようなプログラムを実施することが大切です。

2.内定者専用アプリは監視と感じるリスクも

内定者向け学習アプリや、内定者専用SNSなどを利用する企業も増えています。

ただ内定者アプリは、ログイン履歴や学習の進捗などを監視されていると感じて嫌がる学生もいるので、注意が必要です。

3.タダ働き

インターンシップと称して無休での労働を強いることは、内定者の反感を買い内定辞退につながるリスクがあります。

プログラムの一環として行われる就業体験など実質的に研修である場合を除いて、会社の利益につながる労働を無休で内定者に指示することはやめましょう。

内定者の次にフォローすべき人

内定者が入社を辞退する理由のひとつが、親の反対です。

内定者フォローで本人の入社意思をキープすることができたとしても、親の意思で辞退されては取り組みの意味がなくなってしまいます。

内定者本人だけでなく、親の気持ちに寄り添うフォローも実施しましょう。

親へのフォローは手紙と採用パンフレット

内定者の親に対するフォロー施策の一例は、親向けの会社説明用の採用パンフレットです。

会社の安定性や将来性など、親にとっての魅力が伝わる資料を作りましょう。また、自社製品を添えた手書きの手紙を親向けに送る施策も有効です。

自分の子どもを大切にしてくれる良い会社であるということを、手紙で真摯に伝えることが大切です。

■関連記事:オヤカクには手紙が有効?内定者の親御さん向けの手紙テンプレート無料プレゼント

まとめ

売り手市場で学生や求職者の選択肢が増えているからこそ、採用担当者を悩ませるのが内定辞退の問題。

内定を辞退させないためには、会社の都合を押し付けるのではなく、内定者のメリットに目を向けたフォローを行うことが大切です。

就職活動を終え、入社を翌年に控えた内定者たちの期待感や不安といった気持ちにしっかり寄り添うことで、たくさんの仲間を迎え入れることが可能になるのです。

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