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周年事業・周年イベントの企画書|フォーマット・テンプレート・サンプル無料ダウンロード|周年記念のプロが実際に使う企画書を徹底解説

周年記念企画書

「周年事業の企画書ってどんな内容を書けばいいんだろう?」
「周年イベントの企画書ってどこからどう手をつけたらいいのかわからないぞ…」

会社の周年事業や周年イベントは絶対に失敗が許されないプロジェクトのひとつ。

しかしながら、創立記念は5年や10年に1度しか開催されず、毎回プロジェクトの担当者も変わってしまうことも多い……

そのため企画に関するノウハウが社内に存在せず困っている担当者の方も多いのではないでしょうか?

そこで今回の記事では、周年事業・周年イベントの総合プロデュースを得意とするリスナーズの社員が、自社の20周年イベントの際に使用した『周年事業/イベントの企画書』をもとに、

・企画書の構成を作るためのテンプレート(サンプル/フォーマット)
・企画書を作る上で抑えておくべきポイント
・企画書の書き方

をわかりやすく解説していきます。

また、周年事業/イベントの企画書の構成を作るためのテンプレートは無料配布しておりますので、まずはダウンロードした上で、こちらの記事を読み進めることをオススメします。

それでは始めます。

1.周年事業の企画書は誰のために作るのか?

まず企画書を作る上で、最初におさえておくべき点は「周年事業の『最終決裁者』は誰か」です。

もし最終決裁者を見誤り、別の人向けの企画書になっていたとすると、あなたが苦労して作った企画書でも容赦なくボツになる可能性は高いです。

なぜなら企画書は誰のために作るのかといえば、企画を実行するか・しないかを判断する『最終決裁者のため』だからです。

では、会社における最終決裁者とは、一般的にどんな人になるのでしょうか?

1-1.周年事業・周年イベントの企画書は『真の最終決裁者』に向けて作るべき

周年事業の場合、多くの会社では、

・会長
・社長
・役員

など経営陣の誰かが最終決裁者となるケースがほとんどです。

しかしながら注意しなければならないこともあります。

たとえば社内の稟議におけるルールでは「社長が最終決裁者」であっても、実権を会長が握っている場合は、「会長が最終決裁者」だと踏まえて企画書を作るべきなのです。

また、稟議の通し方のコツは、各会社による独自ルールもあり、正攻法が通じないことも。

そのため最も参考になるのは、『すでに稟申を通してきた先人のノウハウ』です。

上位の役職であればあるほど稟申の場数を踏んできていることも多いので、まずは自分の上位の役職者に相談してみるのがオススメ。

「でも、どうやって相談すればいいの?」

と思った方は、上司や役職者の方に次のように切り出してください。

「今度、社長向けに周年記念の企画書を書くんですけど、企画書の通し方のコツや、注意すべきことってありますか? もし過去の企画書や稟申書があれば、別のプロジェクトのものでも構いませんので、共有いただけませんか?」

と率直に尋ねてみましょう。

1-2.周年事業・周年イベントの企画段階から、関係各所の部門長にも根回しをしよう

企画の立案段階では最終決裁者の合意を得ることがゴールですが、企画を実行する段階ではプロジェクトメンバーの合意がなければうまく実行できません。

特に周年事業のプロジェクトに人的リソースや予算を割く『各部門長』への根回しは欠かせません。

なぜなら周年事業において、各部門にとってメリットのある内容が盛り込まれていなければ、

「なんで自分がわざわざ…」「なんでウチのメンバーがわざわざ…」「無駄な金ばっかり使いやがって…」

と活動に非協力的なマインドになり、最悪のケースでは、足を引っ張られることになりかねないからです。

よって周年事業の企画段階で、各部門長にとってのメリットを盛り込んでおくためにも、周年事業に関わる全部門長へのヒアリングの場をセッティングすべきことは認識しておきましょう。

また、ヒアリングの際には、

・部門長が実現したいこと
・プロジェクトに参加可能なメンバー

の2つを探っておきましょう。彼らの要望すべてを実現できなくても、何かメリットをもたらすことのできる準備はしておくべきです。

1-3.前回の周年事業・周年イベントの企画書を作ったプロジェクトマネージャーを探そう

5年前、あるいは10年前の周年事業で、あなたと同じ立場だった人がまだ会社にいたら大チャンス。

その人に聞けば、当時の企画書を持っている可能性があり、稟申を通すための企画書の全容を知ることができます。

また、もし協力を仰ぐことができるなら、周年事業の進め方など、定期的にアドバイスを貰える関係構築をしておくことをオススメします。

ただし、『前回から最終決裁者が変わってしまっている場合』は、同じ企画書の型では稟申が通過しないケースもありますので注意が必要です。

2.周年事業・周年イベントの企画書フォーマット(サンプル)の解説



前章では、

・企画書は誰のために作るのか
・事前の根回しが必要な人は誰か
・前回の周年記念の企画書を作ったのは誰か

の3つが重要なことをご理解いただけたと思います。

ここまでの内容を頭に入れていただいた上で、次に企画書の『内容(コンテンツ)の作り方』を解説します。

※企画書のテンプレートのダウンロードがまだの方は「無料ダウンロードページ」からどうぞ

2-1.内容の素材は「最終決裁者」から収集しよう

企画書でどのようなアウトプットをすべきかは、フォーマット(型)となるサンプルがありますが、企画書を作る人にとって最重要なのは内容のインプット(素材)です。

大原則として、企画書は最終決裁者の掲げる事業計画の目的と戦略に沿ったものでなければなりません。

よって、最終決裁者が事業計画を明示している企業なら、公開されている事業計画をもとに素材を集めていきます。

たとえば、社長が掲げた事業計画において「2022年から2025年までに150名→300名まで従業員数を拡大する」との採用目標を掲げていた場合、

「周年事業/イベントが採用活動にどのようなインパクト(利益)をもたらすのか」
「周年事業/イベントが社員の離職率の低減にどれだけ寄与するのか」

との視点で、型通りにアウトプットを当てはめていくのです。

しかしながら、企業によっては、事業計画が公開されていない(あるいは存在しない)ケースもあります。

そのような場合には、

・組織の課題
・売上の課題
・資金調達の課題

の3つ(どの企業でも同様の悩みを抱えていること)にスポットを当て、上長や、そのさらに上の役職者に直接ヒアリングをするなどして素材を集めましょう。

最終決裁者に直接時間をもらってヒアリングができるなら、それに越したことはありませんので、打診してみましょう。

2-2.当社が抱える課題/背景(現状分析)

前項で解説したように、まずは自社の現状の課題を集め、目標と現実の差を明示します。

たとえば「2025年までに売上高を10億円にする」という目標があり、「2021年現時点での売上高が3億円」であれば、

現状:3億円
目標:10億円
差:7億円

と明示し、その差を埋めるための投資手段のひとつであると示しておくのです。

なお、この現状分析の内容は、次項の「周年事業/イベントの目的」によってフォーカスすべきポイントが変わりますので、目的を定めてから現状分析を開始することをオススメします。

2-3.周年事業・周年イベントの目的

企画書を作成する目的は、「最終決裁者」が「企画を実行するか/しないかを判断するため」と定めました。

次に、この項目では、今回企画する周年事業やイベントが

・誰の
・何のためにやるのか

を定めていきます。

まだ周年事業のプロジェクトの初期段階では、いきなり正答を出すのではなく、まずは正答になりえる回答をいくつか用意しておくことがオススメです。

たとえば、

・社員の
・士気を高めるため

や、

・ロイヤルカスタマーとの
・さらに絆を深めるため

や、

・日頃お世話になっているパートナーとの
・関係性をさらに良好にするため

など最終決裁者が実現したい目的の例をいくつかピックアップしておくのです。

アレもコレも目的が増えていくとプロジェクトが壮大になっていきますが、実際に使える予算や人手には限りがあるので、最終的には優先順位をつけて落とし所をさぐっていきます。

「この中でどれかひとつに絞るとしたら、どれですか?」
「どうしても外せないのはどれですか?」

と質問していくとおのずと優先順位が決まっていきますので、目的を絞っていく際にはオススメの質問です。

2-4.周年事業・周年イベントによって期待できる効果

この項目は、当社が抱える課題/背景(現状分析)において、周年事業/イベントの実施によって、どのような効果が期待できるかを提示します。

企画の初期段階では『どのような効果があれば、現状と目標の差を埋められるか?』から逆算して目標を記載するのがよいでしょう。

たとえば、

・誰の:社員の
・何のため:士気を高めるため

と目的があれば、現在の社員のエンゲージメント調査ツールの結果をもとに

実施前:54pt → 実施後:60pt

といった目標を掲げるのです。

企画書の段階で重要なのは、「確実に効果が出る」と明言するのではなく、あくまで「期待できる効果」と書いておくことです。

効果が出るとの証拠を固めていくのは、事務局を編成し、パートナーを選定する過程で構いません。

企画者……つまり、あなたに課せられているミッションは『期待できる効果を出すために、予算と人材を確保すること』です。

2-5.周年事業・周年イベントの事務局編成

事務局には、プロジェクトを完遂する上で必要な

・予算や人員配置の権限を持つ人
・イベントや当日準備などの作業者

の2つに分け、それぞれのチームから何人欲しいか希望を書きます。

この項目を書く際は、先に各チームの責任者とすり合わせておくことをオススメしておりますが、時間がなければまずは(仮)として記載しておきましょう。

2-6.周年事業・周年イベントの全体スケジュール

プロジェクトの初期段階では、最終ゴールの日付をセットし、イベントや制作物の日付は仮置きしかできませんが、

・いつまでに
・何を判断するのか

を書いておくとよいです。

たとえばイベント会場は1年先じゃないと空いていない会場もあるので、

イベント会場決定 20xx 2月

と記載して関係者全員で期限を意識できるようにしましょう。

2-7.前回の周年事業・周年イベントの収支実績

これは前回の企画書が残っていた場合、あるいは収支報告の必要がある場合に記載しておきましょう。過去の情報がなければ不要です。

2-8.今回の周年事業・周年イベントの収支目標

こちらも2-7がある前提で記載します。2-7がなければ記載不要です。

3.まとめ

いかがでしたでしょうか?

企画書の構成を作るためのフォーマットはこちらから無料でダウンロードできます。

■無料ダウンロードはこちら

ご活用いただけますと幸いです。

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